Uusien toimintatapojen käyttöönotto ja vakiinnuttaminen

Työpaikan vaikein asia oli ottaa uusia työtapoja käyttöön

Tek­ni­sen yk­si­kön ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin ai­ka­na oli mo­neen ker­taan ko­ros­tet­tu sitä, mi­ten ih­mis­ten on vai­kea muut­taa to­tut­tu­ja käy­tän­tö­jä ja työ­ta­po­ja. Sil­ti kai­kil­le tuli yl­lä­tyk­se­nä, mi­ten vai­ke­a­ta oli omien­kin suun­ni­tel­mien to­teut­ta­mi­nen arki­työ­hön. Muu­tok­sia käyt­töön otet­ta­es­sa työt ei­vät su­ju­neet yhtä hy­vin kuin van­hoil­la me­ne­tel­mil­lä, mis­tä syys­tä nii­tä py­rit­tiin unoh­ta­maan ja te­ke­mään töi­tä en­ti­sil­lä työ­ta­voil­la. Eteen­päin kui­ten­kin pääs­tiin, kun ko­keil­tiin ja kor­jat­tiin kun­nes saa­tiin töi­tä eteen­päin.

Yk­si­kön kaik­ki esi­mie­het ja tek­ni­set asi­an­tun­ti­jat or­ga­ni­soi­tiin tu­ke­maan uu­sien toi­min­ta­ta­po­jen käyt­töön­ot­toa. En­sim­mäis­ten myön­teis­ten ko­ke­mus­ten myö­tä työ­ryh­mis­sä vas­tus­tus uut­ta toi­min­taa koh­taan vä­he­ni ja nii­den kans­sa pääs­tiin eteen­päin. Il­man mit­ta­vaa esi­mies­ten ja ke­hit­tä­jien tu­kea uu­den toi­min­ta­mal­lin käyt­töön­otto oli­si ol­lut kaa­os­ta. Yk­si­kös­sä to­det­tiin, että muu­tos­ten käyt­töön­otto on aina vai­ke­aa sii­tä­kin huo­li­mat­ta, että uu­den ke­hit­tä­mi­ses­sä oli kun­kin työ­pis­teen omia edus­ta­jia mu­ka­na.

Voidaanko työpaikan tuotteita, palveluja ja toimintatapoja tutkia uusista näkökulmista?

Ih­mi­set ovat usein ta­po­jen­sa van­ke­ja. Sik­si ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin vai­kein vai­he on uu­sien toi­min­ta­ta­po­jen käyt­töön­otto. Uu­dis­tus­ten ide­oin­ti ja suun­nit­te­lu on käyt­töön­ot­toa hel­pom­paa, kos­ka käyt­töön­otto edel­lyt­tää to­tu­tuis­ta ru­tii­neis­ta luo­pu­mis­ta ja uu­den opet­te­lua. Muu­tos­vas­ta­rin­ta on aina ole­mas­sa. Sen mää­rä vä­he­nee, kun ih­mi­sil­lä on ko­ke­mus sii­tä, että he ovat itse osal­lis­tu­neet ja voi­neet vai­kut­taa muu­tok­siin ja ta­poi­hin, mi­ten ne ote­taan käyt­töön.

Jos mikään ei muutu, ei mikään myöskään kehity

Uu­dis­tus­ten käyt­töön­otto tar­vit­see kai­ken saa­ta­vis­sa ole­van tuen. Joh­don nä­ky­vä kan­nus­tus ja esi­mies­ten tuki käy­tän­nön muu­tos­ten te­ke­mi­ses­sä ovat ensi­ar­voi­sen tär­kei­tä. Muu­tos­ten käyt­töön­otto su­juu par­hai­ten, kun esi­mies ja muu­tos­ten koh­tee­na ole­va hen­ki­lös­tö to­teut­ta­vat sen yh­teis­toi­min­nas­sa. Esi­mies­ten li­säk­si työ­pai­koil­la voi­daan käyt­tää apu­na mui­ta asi­an­tun­ti­joi­ta.

Uu­det toi­min­ta­ta­vat ja me­ne­tel­mät vaa­ti­vat usein myös val­men­nus­ta. Te­hok­kaim­mil­laan val­men­nus on työ­pai­kal­la, jos­sa pys­ty­tään ko­kei­le­maan ja tar­vit­ta­es­sa te­ke­mään ko­kei­lun pe­rus­teel­la muu­tok­sia toi­min­taan. Muu­tos­ten te­ke­mi­nen on val­mis vas­ta sit­ten, kun uu­det toi­min­ta­ta­vat ovat ”si­sään aje­tut” ja työ­pai­kan ih­mi­set ovat saa­neet tar­vit­ta­van kou­lu­tuk­sen uu­siin työ­ta­poi­hin.

Käyt­töön­ot­toon kuu­luu myös mah­dol­lis­ten vaa­ro­jen ha­vain­noin­ti, ris­kien ar­vi­oin­ti ja tar­vit­ta­vien työ­oh­jei­den päi­vit­tä­mi­nen. Ajan ta­sal­la ole­vat työ­oh­jeet tar­vi­taan uu­sien työn­te­ki­jöi­den pe­reh­dyt­tä­mi­ses­sä ja työn­o­pas­tuk­ses­sa sil­loin, kun työ­teh­tä­viä muu­te­taan ja or­ga­ni­soi­daan uu­del­leen.

Tyy­pil­li­siä ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin tu­lok­se­na syn­ty­nei­tä muu­tok­sia ovat

• asi­a­kas­tar­pei­siin pe­rus­tu­van toi­min­nan ke­hit­tä­mi­nen
• työ­or­ga­ni­saa­ti­on ja työn­si­säl­tö­jen muu­tok­set
• toi­min­ta­pro­ses­sit, toi­min­nan oh­jaus, ma­te­ri­aa­lien hal­lin­ta ja re­surs­si­suun­nit­te­lu
• esi­mies­ten vas­tuu­a­lu­eet ja nii­tä vas­taa­vat teh­tä­vät
• esi­mies­työ­tä tu­ke­vat toi­min­nan mit­ta­rit
• työ­ai­ko­jen, työ­teh­tä­vien ja osaa­mi­sen jous­ta­vuus
• osaa­mis­kar­toi­tuk­set ja sitä vas­taa­va hen­ki­lös­tön ke­hit­tä­mis­oh­jel­ma
• pal­kit­se­mi­nen ja palk­kaus.