Työpaikan toimintatapojen uudistaminen

Esimiehet ja asentajat uudistivat työtapojaan projektin kehittämisryhmissä

Esi­mies­ten, tek­nis­ten asi­an­tun­ti­joi­den ja asen­ta­jien edus­ta­jis­ta va­lit­tiin kol­me ke­hit­tä­mis­ryh­mää, joi­den teh­tä­vä­nä oli ke­hit­tää tek­ni­sen yk­si­kön työ­pro­ses­se­ja. Pro­ses­sien ke­hit­tä­mis­tar­peek­si oli to­det­tu työn­suun­nit­te­lun ja -jär­jes­te­ly­jen puut­teet, aika­tau­lu­jen hal­lit­se­mi­nen ja toi­min­nan jous­ta­vuu­den puu­te.

Näis­tä yh­del­le ryh­mäl­le an­net­tiin eri­tyi­sek­si ta­voit­teek­si mää­rit­tää tek­ni­sen yk­si­kön osaa­mis­tar­peet. Kun osaa­mis­tar­peet oli sel­vi­tet­ty, ryh­mä poh­ti me­ne­tel­mää, jon­ka avul­la kar­toi­tet­tiin hen­ki­lös­tön osaa­mi­nen ja osaa­mi­sen ke­hit­tä­mis­suun­ni­tel­ma niil­tä osin, mis­sä osaa­mi­sen mää­rä ja osaa­mis­tar­peet ei­vät koh­dan­neet.

Esi­mies­työn ke­hit­tä­mis­ryh­mä oli nel­jäs ryh­mä, jon­ka edus­ta­jat koos­tui­vat pääl­lik­kö- ja työn­joh­to­ta­son edus­ta­jis­ta. Ryh­män eri­tyi­se­nä ta­voit­tee­na oli työ­ilma­pii­rin pa­ran­ta­mi­nen li­sää­mäl­lä asen­ta­jien osal­lis­tu­mis- ja vai­kut­ta­mis­mah­dol­li­suuk­sia työs­sään. Ryh­män ke­hit­tä­mis­tar­peek­si to­det­tiin myös vas­tuun de­le­goi­mis­ta asen­ta­ja­ta­sol­le.

Ryh­mät ko­koon­tui­vat kes­ki­mää­rin nel­jä ker­taa ide­oi­maan uu­sia toi­min­ta­ta­po­ja ja työ­me­ne­tel­miä. Tu­lok­si­na saa­tiin 25 uut­ta eh­do­tus­ta toi­min­nan muut­ta­mi­sek­si. Pää­tök­set teh­tiin nor­maa­lin lin­ja­or­ga­ni­saa­ti­on mu­kai­ses­ti.

Miten omalla työpaikalla: töiden tekijä on sen paras osaaja

Työ­pai­kal­la hen­ki­lös­tö on oman työn­sä pa­ras asi­an­tun­ti­ja. Ke­hit­tä­mis­pro­jek­ti muo­dos­taa toi­mi­van suun­ni­tel­man, joka sys­te­maat­ti­ses­ti vai­he vai­heel­ta ko­ko­aa ih­mis­ten nä­ke­myk­set ja ko­ke­muk­set on­gel­mien rat­kai­se­mi­sek­si ja tuot­taa uu­sia ja ai­kai­sem­paa fik­sum­pia rat­kai­su­ja työ­me­ne­tel­mien ke­hit­tä­mi­sek­si.

Käy­tän­nön toi­min­nan muut­ta­mi­nen on aina vai­ke­a­ta. Pa­ras tu­los saa­vu­te­taan sil­loin, kun oma työ­po­ruk­ka on ol­lut muu­tok­sia te­ke­mäs­sä ja osal­lis­tuu ak­tii­vi­ses­ti nii­den ko­kei­le­mi­seen ja käyt­töön­ot­toon. Käy­tän­nön tu­lok­sien li­säk­si ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin läpi­vien­ti juur­rut­taa työ­pai­kal­le yh­tei­sen ke­hit­tä­mi­sen työ­ta­paa ja kult­tuu­ria. Pro­jek­ti edes­aut­taa työ­pai­kan ke­hit­tä­mis­toi­min­taa myös pi­dem­mäl­lä ajan­jak­sol­la, kos­ka sen ai­ka­na va­li­koi­tuu in­nos­tu­nei­ta si­säi­siä ke­hit­tä­jiä, jot­ka jat­ka­vat ke­hit­tä­mis­toi­min­taa työ­pai­kal­la pro­jek­tin päät­ty­mi­sen jäl­keen­kin.

Ohjausryhmä johtaa ja ohjaa, kehittämisryhmät kehittävät

Joh­don ja hen­ki­lös­tön edus­ta­jat sekä tar­vit­ta­vat asi­an­tun­ti­jat joh­ta­vat ke­hit­tä­mis­pro­jek­tia. Oh­jaus­ryh­mä osal­lis­tuu pro­jek­tin suun­nit­te­luun, päät­tää sen ta­voit­teis­ta ja aika­tau­luis­ta, hy­väk­syy ke­hit­tä­mis­me­ne­tel­mät ja pro­jek­tis­sa tuo­te­tut uu­det toi­min­ta­ta­vat ja -mal­lit. Oh­jaus­ryh­män toi­mi­vuu­den ja pro­jek­tin toi­mi­vuu­den kan­nal­ta on tär­ke­ä­tä, että oh­jaus­ryh­mäl­lä on pää­tös­val­ta pro­jek­tis­sa eh­do­tet­tui­hin muu­tok­siin.

Kehittämisryhmät

Ke­hit­tä­mis­ryh­mät vas­taa­vat yk­sit­täi­sen teh­tä­vä­ko­ko­nai­suu­den tai työ­pa­ke­tin ke­hit­tä­mis­työs­tä. Ne rat­kai­se­vat nyky­ti­lan ana­lyy­sis­sä esil­le tul­lei­ta ke­hit­tä­mis­tar­pei­ta ja ide­oi­vat uu­sia kor­jaa­via työ­ta­po­ja ja -me­ne­tel­miä. Ke­hit­tä­mis­ryh­män jä­se­net myös tu­ke­vat so­vit­tu­jen uu­sien työ­ta­po­jen käyt­töö­not­ta­mis­ta ja va­kiin­nut­ta­mis­ta arki­työ­hön.

Tyy­pil­li­ses­ti työ­pai­koil­la on pe­rus­tet­tu ke­hit­tä­mis­ryh­miä, jot­ka li­sää­vät

• asi­a­kas­läh­töi­syyt­tä koko or­ga­ni­saa­ti­oon
• hen­ki­lös­tön ja esi­mies­ten ke­hit­tä­mi­syh­teis­työ­tä
• toi­min­nan­oh­jauk­sen sel­keyt­tä ja te­hok­kuut­ta
• ma­te­ri­aa­lien ja tie­to­jen hal­lin­taa
• työ- ja pal­ve­lu­pro­ses­sien su­ju­vuut­ta
• työ­paik­ka­op­pi­mis­ta ja hen­ki­lös­tön myön­teis­tä asen­net­ta jat­ku­vaan toi­min­nan ke­hit­tä­mi­seen.

Projektipäällikkö vastaa

• pro­jek­tin ko­ko­nai­suu­des­ta ja sen käy­tän­nön ete­ne­mi­ses­tä ja oh­jaa­mi­ses­ta
• ­ke­hit­tä­mis­or­ga­ni­saa­ti­on pe­rus­ta­mi­ses­ta, sen kat­ta­vuu­des­ta ja tar­vit­ta­vas­ta asi­an­tun­te­muk­ses­ta
• joh­ta­mi­ses­ta, ta­voit­tei­den ajan ta­sal­la pi­tä­mi­ses­tä, aika­tau­luis­ta ja bud­je­tis­ta
• ”mis­sä men­nään” -vai­hei­den tie­dot­ta­mi­ses­ta sekä kes­kus­te­luis­ta joh­don ja muun hen­ki­lös­tön kans­sa
• hen­ki­lös­tön val­men­ta­mi­ses­ta ja muu­tok­sen edel­lyt­tä­mien val­miuk­sien hank­ki­mi­ses­ta.

Ulkopuolinen asiantuntija

Ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin laa­juu­des­ta ja työ­pai­kan omis­ta ke­hit­tä­jä­o­saa­mi­ses­ta riip­puu, pi­tää­kö pro­jek­tin oh­jaa­ja­na ja käy­tän­nön ke­hit­tä­mis­työn oh­jaa­ja­na käyt­tää ulko­puo­lis­ta ke­hit­tä­mi­sen asi­an­tun­ti­jaa, ke­hit­tä­mis­kon­sult­tia. Usein työ­pai­koil­la on ke­hit­tä­mis­pääl­li­köi­tä tai vas­taa­via asi­an­tun­ti­joi­ta, joil­la on osaa­mis­ta ja mah­dol­li­suuk­sia toi­mia si­säi­se­nä kon­sult­ti­na ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin oh­jaa­ja­na.

Joh­don ja hen­ki­lös­tön yh­teis­työ edel­lyt­tää mo­lem­pien osa­puol­ten luot­ta­mus­ta pro­jek­tin oh­jaa­jaa koh­taan. Käy­tän­nön ko­ke­muk­sien mu­kaan ulko­puo­li­sen oh­jaa­jan kans­sa kes­kus­te­lu on avoi­mem­paa kuin tu­tun, oman työ­pai­kan asi­an­tun­ti­jan kans­sa.

Ke­hit­tä­mis­kon­sul­tin teh­tä­vä­nä on

• sel­vit­tää työ­pai­kan nyky­tila ja saa­da esil­le ke­hit­tä­mis­tar­peet
• asi­an­tun­ti­ja­tuki ke­hit­tä­mis­tar­pei­den mää­rit­tä­mi­ses­sä
• pro­jek­ti­pääl­li­kön tu­ke­mi­nen
• ke­hit­tä­mis­ryh­mien ja esi­mies­ten toi­min­nan oh­jaa­mi­nen
• ke­hit­tä­mis­me­ne­tel­mien opas­ta­mi­nen ja val­men­ta­mi­nen
• tu­kea uu­sien toi­min­ta­ta­po­jen käyt­töön­ot­toa ja va­kiin­nut­ta­mis­ta.

Johdon rooli

Ke­hit­tä­mis­pro­jek­ti ja käy­tän­nön ke­hit­tä­mis­työ edel­lyt­tä­vät työ­pai­kan joh­don vah­vaa ja nä­ky­vää tu­kea. Joh­don tuki tar­koit­taa käy­tän­nös­sä sitä, että joh­to ja pro­jek­ti­pääl­lik­kö käy­vät jat­ku­vaa kes­kus­te­lua ke­hit­tä­mis­toi­min­nan edis­ty­mi­ses­tä. Joh­don teh­tä­vä­nä on nä­ky­väs­ti tu­kea pro­jek­tia ja vah­vis­taa vies­tin­näs­sä pro­jek­tin ta­voit­tei­ta ja mer­ki­tys­tä kun­nan tu­lok­sel­li­suu­del­le sekä hen­ki­lös­tön työ­hy­vin­voin­nil­le.

Kehittäminen vaatii resursseja

Ke­hit­tä­mis­ryh­mien toi­min­taa on ar­vos­tel­tu sii­tä, että nii­den toi­min­ta on pois­sa ar­jen työ­pa­nok­ses­ta. Yhtä hy­vin voi ky­syä, eikä toi­min­nan ke­hit­tä­mi­nen ole työ­tä, jota työ­pai­kal­la pi­tää muu­ten­kin teh­dä. Tyy­pil­li­siä ke­hit­tä­mis­koh­tei­ta ovat mm. asi­a­kas­läh­töi­sen toi­min­nan ke­hit­tä­mi­nen, esi­mies­työn ja ryh­män yh­teis­työn ke­hit­tä­mi­nen sekä mm. toi­min­nan­oh­jauk­sen, työn­suun­nit­te­lun ja re­surs­sien käy­tön pa­ran­ta­mi­nen.

Kehittämistyöpajat

Ke­hit­tä­mis­ryh­mien ko­koon­tu­mi­sia kut­su­taan usein ke­hit­tä­mis­työ­pa­joik­si. Ne ovat eri­tyi­siä, arki­työs­tä ir­ral­laan ole­via ti­lai­suuk­sia, jos­sa ha­e­taan rat­kai­su­ja haas­tat­te­luis­sa esil­le nous­sei­siin epä­koh­tiin. Ke­hit­tä­mis­työ­pa­jois­sa on oh­jaa­ja, joka joh­taa ja tu­kee ke­hit­tä­mis­työ­tä ja sen me­ne­tel­miä. Näi­tä me­ne­tel­miä ovat mm. ryh­mäs­sä rat­kai­su­jen ha­ke­mi­nen ke­hi­tet­tä­viin asi­oi­hin, uu­sien toi­min­ta­ta­po­jen ide­oin­ti, sei­nä­tau­lu­tek­nii­kat, tup­la­tii­mi jne.

Ke­hit­tä­mis­työ­pa­jat muo­dos­ta­vat pro­ses­sin, joka edel­lyt­tää sään­nöl­li­siä kah­den tai kol­men vii­kon vä­lein pi­det­tä­viä ja vä­hin­tään kol­me tun­tia ker­ral­laan kes­tä­viä ke­hit­tä­mis­työ­pa­jo­ja. Ke­hit­tä­mis­ryh­mät tuot­ta­vat ase­tet­tu­jen ta­voit­tei­den mu­kai­sia uu­dis­tuk­sia.

Ylei­ses­ti pro­jek­tin ai­ka­na jär­jes­te­tään muu­ta­mia laa­jem­pia ke­hit­tä­mis­se­mi­naa­re­ja. Nii­den tar­koi­tuk­se­na on sekä tie­don li­sää­mi­nen että yh­teis­ten ke­hit­tä­mis­mah­dol­li­suuk­sien li­sää­mi­nen hen­ki­lös­tön kes­kuu­des­sa. Se­mi­naa­reis­sa osal­lis­tu­jat saa­vat ar­vi­oi­da ai­kaan­saa­tu­ja uu­dis­tuk­sia ja ja­los­taa nii­tä eteen­päin. Se­mi­naa­rit luo­vat yh­teis­tä ke­hit­tä­mis­myön­teis­tä kult­tuu­ria työ­pai­kal­le ja li­sää­vät koko hen­ki­lös­tön mah­dol­li­suuk­sia tuo­da nä­ke­myk­sen­sä esil­le toi­min­ta­ta­po­jen uu­dis­ta­mi­sek­si.

Esi­merk­ki ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin aika­tau­lu­tuk­ses­ta.