Kehittämisprojektin perustaminen: muutostarve on kehittämisen lähtökohta

Teknisen yksikön johto ja henkilöstön edustajat totesivat yhdessä muutostarpeen

Tek­ni­nen yk­sik­kö oli ar­vos­tet­tu pal­ve­lu­toi­min­nas­sa. Am­mat­ti­tai­toi­nen hen­ki­lös­tö oli ko­ke­nut­ta ja pit­kään toi­mi­neet teh­tä­vis­sään. Ai­ko­jen ku­lu­es­sa oli työ­pai­kal­le syn­ty­nyt eri­pu­raa, jon­ka tu­lok­se­na hen­ki­lös­tön kes­kuu­des­sa oli syn­ty­nyt eri­seu­rai­sia ryh­miä. Kaik­ki ryh­mät ei­vät kes­kus­tel­leet tois­ten­sa kans­sa.

Tek­ni­sen yk­si­kön pääl­lik­kö al­koi saa­maan yhä use­am­min pa­lau­tet­ta sii­tä, että asen­ta­jat ei­vät ot­ta­neet asi­ak­kai­den nä­ke­myk­siä huo­mi­oon ja pal­ve­lu­jen toi­mi­tus­ajat ve­nyi­vät pit­kik­si. Yk­si­kön osaa­mi­nen ei ol­lut myös­kään par­haal­la ta­val­la käy­tös­sä.

Yk­si­kön pääl­lik­kö kut­sui hen­ki­lös­tön edus­ta­jat kes­kus­te­le­maan ti­lan­tees­ta. Avoi­mien kes­kus­te­lu­jen tu­lok­se­na so­vit­tiin työ­paik­ka­tut­ki­muk­sen ti­laa­mi­nen. Tut­ki­muk­sen tu­lok­si­na to­det­tiin muu­tos­tar­ve, kos­ka tek­ni­nen yk­sik­kö oli vuo­sia toi­mi­nut sa­moil­la toi­min­ta­ta­voil­la, eikä ol­lut muut­ta­nut toi­min­taan­sa asi­a­kas­kun­nan vaa­ti­mus­ten muut­tu­mi­sen myö­tä. En­na­koi­va suun­nit­te­lu, kor­jaus­töi­den sys­te­ma­ti­soin­ti sekä osaa­mi­sen ja­ka­mi­nen oli jä­tet­ty hoi­ta­mat­ta ja osaa­mi­nen pe­rus­tui hen­ki­lö­koh­tai­siin ko­ke­muk­siin ja muis­ti­tie­toi­hin. Li­säk­si hen­ki­lös­tön työ­ilma­pii­ri to­det­tiin tut­ki­muk­ses­sa huo­nok­si.

Tek­ni­ses­sä yk­si­kös­sä pe­rus­tet­tiin työ­paik­ka­tut­ki­muk­ses­sa esil­le nous­sei­den asi­oi­den kor­jaa­mi­sek­si ke­hit­tä­mis­pro­jek­ti.

Miten voi omalla työpaikalla toimintatapoja kehittää ja uudistaa

Työ­pai­kal­la käy­tä­vät joh­don ja hen­ki­lös­tön vä­li­set kes­kus­te­lut ovat yh­tei­sen muu­tos­tie­toi­suu­den avain­asia. Työ­paik­ko­jen toi­min­ta­ym­pä­ris­tö ja asi­a­kas­vaa­ti­muk­set muut­tu­vat ja ai­heut­ta­vat muu­tos­tar­vet­ta. Muu­tos­ten ta­ka­na ovat usein pal­ve­lu­töi­den muut­tu­mi­nen ver­kos­to­toi­min­nak­si tai kump­pa­nuus­so­pi­muk­set sekä jul­kis­ten työ­paik­ko­jen pal­ve­lu­jen osto­so­pi­muk­set muut­ta­vat pal­ve­lu­y­ri­tys­ten toi­min­ta­kult­tuu­ria. Neu­vot­te­luis­sa pää­dy­tään usein to­te­a­maan, että toi­min­taan tar­vi­taan li­sää asi­a­kas­läh­töis­tä jous­ta­vuut­ta, pa­rem­paa työn­jär­jes­te­lyä ja re­surs­sien yh­teis­työ­tä sekä uu­sia pal­ve­lu­kon­sep­te­ja asi­ak­kail­le.

Ke­hit­tä­mis­pro­jek­ti luo puit­teet toi­min­ta­ta­po­jen uu­dis­ta­mi­sel­le. Kes­kei­si­nä te­ki­jöi­nä ovat sekä työ­pai­kan esi­mie­het että työn­te­ki­jät.

Pro­jek­tin osia ovat

• työ­pai­kan nyky­ti­lan sel­vit­tä­mi­nen
• ke­hit­tä­mis­ta­voit­tei­den mää­rit­tä­mi­nen
• hen­ki­lös­tön osal­lis­tu­mis- ja vai­kut­ta­mis­mah­dol­li­suu­det toi­min­ta­ta­po­jen ke­hit­tä­mi­seen
• uu­dis­tet­tu­jen toi­min­ta­ta­po­jen käyt­töön­otto ja va­kiin­nut­ta­mi­nen.

Henkilöstö oman työnsä paras asiantuntija ja uudistaja

Työ­pai­kal­la tar­vi­taan joh­don ja hen­ki­lös­tön yh­tei­nen ym­mär­rys toi­min­nan uu­dis­ta­mi­sek­si. Joh­to ei yk­sin pys­ty työ­paik­ko­ja uu­dis­ta­maan, vaan sii­hen tar­vi­taan hen­ki­lös­tö mu­kaan. Tämä voi olla uut­ta toi­min­taa osas­sa työ­pai­kois­ta.

Joh­don ja hen­ki­lös­tön yh­teis­työ edes­aut­taa muu­tok­sien ai­kaan­saa­mi­ses­sa ja nii­den käyt­töön­o­tos­sa. Il­man hen­ki­lös­tön osal­lis­tu­mis­ta ke­hit­tä­mi­ses­tä saat­taa tul­la uusi kivi­reki ja ke­hit­tä­mi­sen suun­ta­kin pe­rus­tuu vain joh­don nä­ke­myk­siin.

Tie­to on yh­teis­työn läh­tö­koh­ta. Aito kes­kus­te­lu muu­tos­tar­peis­ta syn­tyy, kun mo­lem­mil­la osa­puo­lil­la on sa­mat tie­dot työ­pai­kan ta­lou­del­li­ses­ta ti­lan­tees­ta sekä sii­tä joh­tu­vat muu­tos­tar­peet omil­le työ­pai­koil­le. Kom­mu­ni­koin­nin tar­koi­tuk­se­na on saa­da ai­kaan työ­pai­kal­le yh­tei­nen ym­mär­rys sii­tä, mikä on oman työ­pai­kan ti­lan­ne ja mik­si toi­min­ta­ta­po­ja on uu­dis­tet­ta­va. Ke­hit­tä­mis­pro­jek­tin pe­rus­teis­ta tu­lee olla joh­don ja hen­ki­lös­tön nä­ke­mys.